Kapace FE consente di gestire la sola emissione in formato XML della Fattura Elettronica verso la PA, aziende private (fatturazione B2B) e privati (fatturazione B2C), con relativo flusso di invio e ricezione ricevute.
Il modulo gestisce e verifica tutti i processi, dall’invio, alla ricezione del cliente, fino alla conservazione digitale a norma.
Il modulo e i relativi prerequisiti prevedono:
- Emissione della fattura in formato XML secondo il tracciato previsto S.D.I.
- Archiviazione delle fatture elettroniche emesse
- Firma digitale delle fatture emesse
- Invio delle fatture emesse al Sistema di Interscambio (S.D.I.) tramite posta certificata (PEC)
- Acquisizione da S.D.I. dei messaggi di risposta a fronte degli invii
- Archiviazione dei messaggi come allegati alle fatture inviate
- Conservazione Digitale delle fatture emesse come da requisiti di legge.
La fattura emessa avrà una serie di stati di avanzamento:
- Da inviare
- Inviata, in attesa di risposta
- Accettata
- Scartata
- Consegnata al destinatario
- Decorrenza termini
- File non recapitabile
- Mancata consegna
- Rifiutata
Kapace FE consente di gestire la ricezione di fatture in formato elettronico per soggetti che sono parte della Pubblica Amministrazione e aziende private (fatturazione B2B).
La gestione consente l’acquisizione delle fatture in formato elettronico ricevute tramite S.D.I., la loro analisi, l’emissione di messaggi di accettazione o rifiuto da indirizzare allo S.D.I., la ricezione di eventuali messaggi da S.D.I. (es.: messaggi di Decorrenza Termini).
Il modulo permette la visualizzazione della fattura ricevuta secondo il formalismo HTML, il collegamento del documento archiviato alla registrazione contabile (la registrazione in contabilità avviene manualmente) e la conservazione digitale dei documenti ricevuti.
Le nuove fatture ricevute da S.D.I. verranno importate in tutte le loro parti.
Le fatture passive sono qualificate nella gestione documentale da una serie di stati di avanzamento, definiti mediante l’acquisizione dei dati dal flusso di interscambio, che consentono di monitorare il ciclo di vita della fattura:
- Ricevuta
- Accettata
- Non Accettata
- Scartata (da S.D.I.)
- Decorrenza termini.
Il modulo consente di gestire la sola acquisizione delle fatture in formato elettronico, con relativo flusso di invio e ricezione messaggi allo S.D.I..
Conservazione Digitale a Norma
La Conservazione Digitale a Norma è una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico, equiparandolo all’originale cartaceo.
Perché conservare le Fatture Elettroniche?
I motivi principali che possono spingere un’azienda a conservare a norma le e-fatture sono:
- aspetti normativi
- esigenze gestionali
Le norme che stabiliscono gli obblighi di conservazione possono essere suddivise in due grandi categorie:
- norme fiscali
- norme civilistiche
Se la conservazione a norma dei documenti ai fini fiscali può essere ora assolta tramite il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, la conservazione a fini civilistici è in carico alle imprese che devono occuparsene in modo totalmente autonomo.
Agli aspetti normativi si aggiungono poi le esigenze gestionali. Poter tracciare i processi interni ed esterni ad un’impresa richiede che i documenti vengano ricercati velocemente e possano essere collegati tra di loro tramite sistemi documentali e di conservazione digitale.
Se, per esempio, un’azienda dovesse ricercare una fattura partendo da un ddt o da un ordine, senza un sistema di archiviazione che integra anche la fattura, dovrebbe uscire dal gestionale, entrare nel portale dell’Agenzia delle Entrate e ricercare la fattura inserendo a mano altri criteri di ricerca, aumentando così il tempo impiegato.
Avviare la digitalizzazione di tutti i documenti aziendali, adottando un ordinato sistema documentale, migliora l’efficienza interna dell’impresa rendendola così più competitiva sul mercato.
