Software per gestione Visitatori in azienda : Kapace Visitatori

Kapace Visitatori

L’ideale per poter gestire dipendenti e visitatori della propria azienda

NOVITA’: LETTURA GREEN PASS

Kapace Visitatori

Kapace Visitatori è un software della Kapace Suite per la gestione e registrazione dei visitatori e del personale della propria azienda in maniera efficiente e sicura.

L’utilizzo delle nuove tecnologie invece di anonimi fogli di carta trasmettono un’immagine moderna dell’azienda e velocizzano l’accoglienza degli ospiti.

Questo software utilizza un lettore per la registrazione di entrata e uscita dall’azienda di visitatori e dipendenti. I visitatori inseriranno i propri dati attraverso un pratico schermo touch screen ed in seguito riceveranno un QR code fisico o digitale da utilizzare per l’uscita.

Con pochi “click” l’addetto può fare ricerche e stampe delle registrazioni di visitatori e dipendenti per eventuali controlli e può consultare le presenze in caso di problemi di sicurezza ambientale.

È garantita la privacy di clienti, fornitori e dipendenti in quanto gli elenchi poiché sono consultabili solo dal responsabile scelto.

In entrata e in uscita visitatori e dipendenti potranno inoltre visionare ed accettare le informative aziendali (come l’informatica sulla privacy, protocollo sulla sicurezza e regolamenti…) e confermare l’avvenuto svolgimento di determinate attività.

Compatibiltà con Kapace Presenze

Kapace Visitatori è compatibile con Kapace Presenze, software per la rilevazione e monitoraggio delle presenze del personale (come la raccolta delle timbrature, gestione di permessi, ferie, malattie e straordinari).

Covid Manager

Kapace Visitatori è stato aggiornato con funzioni utili per la gestione dell’emergenza sanitaria da Covid-19.

È infatti possibile:

NOVITA’: Lettura Green Pass

Ad ogni ingresso avviene la lettura della Certificazione Verde, se risulta valida si procede alla registrazione altrimenti viene inviata una notifica all’incaricato interno dell’azienda.

Rilevare la temperatura

Ad ogni ingresso viene rilevata la temperatura attraverso una termo-camera sincronizzata al software.

Segnalare i sintomi dei dipendenti

All’interno della propria azienda, possibilità di segnalare situazioni che non rispettano il Protocollo di Sicurezza.

Gestire la richiesta di DPI

Gestione della richiesta e della consegna dei DPI in azienda.

Tenere un registro di sanificazione

Il dipendente all’uscita dall’azienda può indicare se ha igienizzato i propri strumenti di lavoro. La ditta delle pulizie all’uscita può indicare se ha sanificato gli ambienti.

Caratteristiche:

Registrazione Entrata e Uscita

> Timbratura su lettore con importazione dati: data e orari timbratura, valutazione temperatura, verso della timbratura (entrata o uscita)

> Possibilità di inserimento manuale dei dati non ricevuti dal timbratore

> Registrazione con QRcode per i visitatori che hanno già stampato il proprio badge

> Inserimento di dati identificativi di ciascun visitatore: Nome Cognome Azienda

> Inserimento del Referente Interno all’azienda

> Inserimento di altri dati aggiuntivi definiti dall’amministratore (es. zona di accesso, email, telefono…)

> Invio automatico della notifica al Referente Interno al momento della registrazione del visitatore

> Notifiche disponibili: email, telefono interno o esterno

> Al termine della registrazione stampa del tesserino identificativo con QRcode

> Al termine della registrazione invio del tesserino identificativo con QRcode alla mail del visitatore se inserita

> In fase di registrazione presa visione dei documenti con accettazione obbligatoria o facoltativa (es. informativa privacy, regolamento interno, informativa sulla sicurezza…)

> Registrazione uscita veloce e automatica passando il Qrcode sul lettore

> Sistema multilingua: nella schermata di avvio il visitatore può selezionare la propria lingua tra quelle attive

> Possibilità di utilizzo di QRcode prestampati, senza stampare ad ogni entrata un nuovo tesserino

> Riepilogo informazioni

Registrazione Entrata e Uscita dei Dipendenti

> Timbratura su lettore con importazione dati: dati identificativi del dipendente, data e orari timbratura, valutazione temperatura, verso della timbratura (entrata o uscita)

> Possibilità di inserimento manuale dei dati non ricevuti dal timbratore

> Registrazione di entrata e uscita dei dipendenti presenti in anagrafica

> Possibilità di registrazione con QRcode stampato per ogni dipendente

> Possibilità di registrazione con inserimento manuale del proprio codice

> Salvataggio di orario di ogni entrata e uscita

> In fase di registrazione presa visione dei documenti con accettazione obbligatoria o facoltativa (es. informativa privacy, regolamento interno, informativa sulla sicurezza…)

> In fase di registrazione possibilità di richiedere la conferma dell’avvenuta esecuzione di eventuali attività (es. sanificazione postazione, spegnimento apparecchiature elettriche)

Amministrazione

> Possibilità di registrare manualmente l’entrata e l’uscita dei visitatori e dei dipendenti

> Stampa manuale del badge per ogni visitatore e dipendente

> Invio via mail del badge a visitatori e dipendenti

> Possibilità di stampare o inviare via mail al visitatore il testo dell’informativa privacy

> Invio manuale delle notifiche al Referente Interno selezionato

> Esportazione delle liste dei visitatori in PDF o Excel

> Esportazione report di accettazione documenti e svolgimento attività

> Esportazione log di invio notifiche

Parametri

> Inserimento del logo aziendali per personalizzare le schermate di registrazione

> Inserimento dei parametri SMTP e SIP aziendali per l’invio delle notifiche

> Possibilità di disabilitare/abilitare ogni tipo di notifica

> Possibilità di dare un ordine all’invio delle notifiche

> Campi per la personalizzazione del testo delle notifiche email e telefoniche

> Sezione per test dell’invio notifiche

> Possibilità di abilitare o disabilitare la stampa dei tesserini

> Possibilità di abilitare o disabilitare l’invio via mail dei tesserini

> Creazione di nuovi utenti con accesso al portale, personalizzando i privilegi

> Inserimento di nuovi riferimenti interni con i dati necessari per l’invio delle notifiche

> Possibilità di disabilitare o abilitare nuove lingue

> Inserimento delle traduzioni per ciascuna lingua attiva di ogni etichetta utilizzata dal sistema

> Possibilità di creare e stampare QRcode preimpostati

> Scelta tipologia di schermo da utilizzare

> Scelta tipologia di stampante

> Per iOS scelta della tastiera da utilizzare (nativa iOS o interna al software)

> Schermata di benvenuto personalizzata con il nome del dipendente

> Personalizzazione delle checklist da accettare in entrata e in uscita, con inserimento delle traduzioni per ciascuna lingua attiva

> Possibilità di attivare campi aggiuntivi personalizzati da richiedere al visitatore in fase di registrazione

Rilevamento Temperatura

> Rilevamento temperatura ad ogni entrata visitatore con registrazione nelle liste di entrata-uscita

> Rilevamento temperatura ad ogni entrata dipendente con registrazione nelle liste di entrata-uscita

> Inserimento temperatura manuale

> Rilevamento temperatura tramite termo-camera collegata a timbratore

> Per le registrazioni di temperature superiori al limite consentito invio notifica al Covid Manager

> Testi delle notifiche personalizzabili

Gestione Richiesta DPI

> Creazione account web per ogni dipendente per accedere a portale di inserimento richieste DPI

> Possibilità per l’amministratore di compilar anagrafica dei DPI disponibili in fase di richiesta

> Inserimento da parte di ogni dipendente della propria richiesta DPI, specificando dispositivo richiesto e quantità desiderata

> Invio notifica all’amministratore all’inserimento di ogni richiesta

> Stampa o invio via mail della conferma di consegna materiale, con il dettaglio del materiale consegnato

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