Una vera e propria ansia assale l’utilizzatore ogni volta che spedisce o riceve una mail PEC, figuriamoci se con un corposo allegato, e vede spostarsi in avanti il cursore dello spazio a disposizione. Un conto alla rovescia che può essere fatale se sottovalutato.
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento di comunicazione voluto dallo Stato Italiano per dare modo ai cittadini di comunicare con gli Enti Pubblici, professionisti oppure tra loro con la certezza che il messaggio non possa essere ripudiato dal destinatario.
Una casella di posta certificata, dunque, è necessaria nel caso in cui si abbia a che fare – professionalmente, ma non solo – con le pubbliche amministrazioni: nel caso di lamentela, ricorso o risposta a un bando pubblico, la PEC potrà essere utilizzata come alternativa alla posta cartacea. Discorso analogo per i professionisti – obbligati per legge ad avere una casella di posta certificata sulla quale ricevere o inviare messaggi email – che potranno comunicare tra loro, con gli ordini di appartenenza e con gli Enti sfruttando i canali digitali.
Lo spazio che viene venduto di default con le più comuni caselle di posta certificata, sembra davvero tanto, ma ben presto si esaurirà, inviando e ricevendo regolarmente allegati “pesanti” e specialmente se avete l’abitudine di lasciare tutti i messaggi sulla vostra casella on line (senza, cioè, scaricarli sul PC). Un problema molto sentito da avvocati e notai, per i quali fare pulizia di vecchie PEC semplicemente cancellando i vecchi messaggi, significherebbe “distruggere” la prova di una spedizione o peggio di una notificazione o di una attestazione di deposito di un atto giudiziario in cancelleria.
La soluzione?
Un sistema di archiviazione delle mail sicuro, pratico e moderno offerto da noi di Blue Day.
Come funziona? Il software crea una copia 1:1 di tutte le email in un archivio centrale per garantire la sicurezza e la disponibilità dei dati negli anni a venire. Gli utenti possono sempre accedere alle loro email tramite Microsoft Outlook, via web o da dispositivo mobile, come smartphone e tablet, ed effettuare ricerche rapide in modo semplice.
Questo sistema di archiviazione supporta la maggior parte dei sistemi email e metodi di archiviazione più diffusi. Le email possono venir archiviate sia direttamente dalle mailbox dei server email che da client email decentralizzati o file. Inoltre è possibile archiviare tutte le email appena sono inviate o ricevute.
Caratteristiche del sistema:
Vantaggi Legali: Conserva in modo legale le email soddisfando il numero sempre crescente di regolamenti su compliance, eDiscovery ed altre leggi sulle email. Permette alle aziende di tutelarsi contro i rischi legali generici o i reclami da parte dei clienti.
Protezione totale: Le email possono andare perdute a causa di problemi tecnici, ad esempio file PST corrotti, oppure essere eliminate dagli utenti. Questo sistema offre un’archiviazione 100% completa, svincolata da scomodi file .PST ed impedisce che gli utenti cancellino le email.
Bassi requisiti di storage: Riduce il carico di lavoro del mail server, risparmiando fino al 70% di spazio per l’archiviazione grazie alla tecnologia di storage integrata che è in grado di gestire un grande ammontare di dati sia in maniera efficiente e sicura. Ciò significa che parti MIME identiche (ad es. gli allegati) sono salvate una volta solo nell’archivio, anche se sono presenti in più mailbox.
Semplifica backup e restore: Riducendo il carico del server, il backup può essere svolto più facilmente e più velocemente, così come il ripristino in caso di necessità. Inoltre gli utenti possono eseguire il restore delle email dall’archivio facilmente con un singolo click. Quando il mail server è fuori servizio o i dati sono persi, ogni utente può accedere alla posta attraverso l’archivio email.
Incrementa la produttività: Gli utenti possono accedere all’archivio con vari metodi e sfogliare rapidamente le email grazie alla potente funzione di ricerca testuale. Un comodo add-on per Microsoft Outlook permette agli utenti di accedere al loro archivio e integrarsi con una soluzione di continuità nel loro ambiente lavorativo tipico.
Noi di Blue Day proponiamo questo prodotto a professionisti che hanno bisogno di archiviare la PEC inviata e ricevuta in totale sicurezza e senza la preoccupazione dell’esaurimento dello spazio disponibile.
Questo sistema di archiviazione è l’ideale anche per Piccole e Medie Imprese per poter gestire fino a 500 utenti ed un volume di email a crescita rapida.
Contattaci o vieni a trovarci per conoscere meglio tutti i vantaggi che questo moderno, sicuro e pratico sistema di archiviazione può offrirti!
